（经2018年12月15日第一届理事会第一次会议表决通过）

为加强协会档案资料的管理，规范社团建设，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，并为协会发展服务，特制定本制度。

第一章　总则

第一条　协会档案是指协会在发展与完善中，形成的各种文字、图表、音像等不同形式的相关资料。

第二条　协会档案主要类型：协会工作人员档案、协会管理档案、协会管理档案、会员档案、专项工作档案，以及协会必须留存的各类事项档案。

第三条　协会档案由秘书处统一整理、编制和管理，由秘书长指定专人负责。

第二章　档案的收集

第四条　档案管理人员负责收集各类档案材料，并按照协会档案进行分类整理、装订、保存。

第五条　协会各工作部门组织管理的工作，须将计划、过程和结果进行整理后，交由档案管理人员装订、保存。

第六条　档案收存前，档案管理人员须将整理好的档案交秘书长审阅，审阅无误后收存。

第三章　各类档案主要内容

第七条　协会工作人员档案内容主要包括：个人履历表、合同、绩效考核表、奖罚信息，以及其他需要留存的个人信息等。

第八条　协会管理档案内容主要包括：协会成立时社团办核批的相关文件、协会章程、协会管理制度汇编、协会大事记等

第九条　协会工作档案内容主要包括：

第十条　上级下达的各种文件；

第十一条　会员大会档案：通知、方案、记录、纪要，以及大会上所用的各类文件（理事会工作报告、监事会工作报告、财务报告等），若遇换届大会，则将选举办法、选票等相关文件整理入档；

第十二条　会长会、理事会档案：通知、会议计划、记录、纪要，以及会议所用文件；

第十三条　报告、请示、批复；

第十四条　决定、决议、公函；

第十五条　各类计划、总结、简报、采访、投稿（稿件）、剪报等；

第十六条　照片、录音、录像等；

第十七条　协会与有关单位签订的合同（协议）书、协会对外的正式发文、协会与有关单位来往的文书等。

第十八条　会员档案内容主要包括：申请入会表、企业各类资质材料、企业参与协会活动记录材料以及反映企业各类情况的相关资料。

第十九条　专项工作档案内容主要包括：行业标准档案、协会培训档案、协会活动档案（每种活动分建档案）、同行交流档案、专项工作档案等。

第四章　档案的管理

第二十条　档案管理须做到及时、准确、无差错。

第二十一条　档案管理人员要树立档案管理意识，随时注意搜集各类信息和资料。

第二十二条　每月要对当月发生的各类工作进行梳理，并将档案归类汇总。

第二十三条　每季度要对当季度归类的档案进行编制、整理和入档。

第二十四条　每年要对当年归档的档案进行核审，并作为最终结论进入档案管理系统。

第二十五条　每份文件的正本与附件、原件与复印件、批复与请示等在管理中不得分开，建档时，要正本在上、附件在下；原件在上、复印件在下；批复在前，请示在后。

第二十六条　档案作废或弃用时，须将作废或弃用的档案进行汇总、整编，并做出统计报表，经秘书长核查同意后方可进行销毁。

第五章　档案管理人员的管理

第二十七条　档案管理人员的主要职责：

　　(一)严格遵守协会各项规章制度；

　　(二)服从会长、秘书长的工作领导与指导；

　　(三)严格自律、遵纪守法、忠于职守、保守秘密，努力维护协会档案的完整与安全；

　　(四)按要求做好文件材料的收集、整理、分类、归档工作；

　　(五)自觉、及时、准确管理各类档案；

　　(六)做好档案的各类统计工作，为协会发展提供相关数据依据；

　　(七)以档案管理为主体，向协会提出合理化建议和管理好档案的解决方案。

第二十八条　请长假、工作变动或因故离职时，应将经办的档案材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第六章　档案的借阅

第二十九条　借阅档案必须填写《借阅档案登记表》（附件1）后方可借阅，秘密级以上档案文件必须经秘书长批准方能借阅。

第三十条　借阅档案一般不得带出协会，必须带出的，应经秘书长批准方可带出。

第三十一条　带出借阅的期限不得超过五天，到期必须归还，如需再借须办理续借手续。

第三十二条　借阅档案人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、复印、摄像、转借或损坏。

第三十三条　借阅档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告秘书长，并由借阅档案人承担全部损失以及由此所带来的所有后果。

第七章　附则

第三十四条　本制度由协会秘书处负责解释，经2018年12月15日天津市汽车维修检测行业协会理事会表决通过之日起实施。